Privacyverklaring Studio ORJO

1. Wie zijn wij?

Studio ORJO is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat dit voor ons bedrijf niet wettelijk verplicht is. Voor vragen over privacy kun je rechtstreeks contact met ons opnemen via de bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die wij leveren en jouw contact met ons, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Bij contact of een offerteaanvraag:

• Voor en achternaam
• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van het bericht of de aanvraag

Bij het sluiten van een overeenkomst:

• Naam en contactgegevens
• Bedrijfsgegevens (KvK-nummer, btw-nummer, adres)
• Factuur en betaalgegevens (IBAN, betaalhistorie)
• Communicatie rondom de opdracht

Bij gebruik van onze hostingdiensten:

• Inloggegevens en accountinformatie
• Technische gegevens (IP-adres, server logs, foutmeldingen)
• Domeinregistratiegegevens

Bij bezoek aan onze website:

• IP-adres
• Browsertype en versie
• Bezoektijd en bekeken pagina's
• Verwijzende website
• Cookies (zie onze cookieverklaring of paragraaf 9 hieronder)

Bij contact via social media of LinkedIn:

• Profielnaam en beschikbare contactgegevens
• Inhoud van berichten

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke overtuiging), tenzij dit noodzakelijk is voor een opdracht en jij ons daarvoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het uitvoeren van overeenkomsten die wij met jou hebben gesloten, waaronder het leveren van onze diensten op het gebied van webdesign, webdevelopment, grafisch ontwerp, webmarketing, contentcreatie en hosting.
2. Communicatie over offertes, opdrachten, projecten en support.
3. Facturatie en boekhouding, inclusief het voldoen aan wettelijke fiscale bewaarplichten.
4. Het beheren van onze klantadministratie.
5. Het verbeteren van onze diensten en website op basis van geanonimiseerde gegevens.
6. Marketing, alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld voor onze nieuwsbrief).
7. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belastingaangiftes en informatieverzoeken van bevoegde autoriteiten.

4. Op welke wettelijke grondslag baseren wij dit?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als wij daarvoor een geldige grondslag hebben:

• Uitvoering van een overeenkomst: wij hebben jouw gegevens nodig om de afgesproken diensten te kunnen leveren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht of het voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen.
• Toestemming: voor zaken zoals het versturen van een nieuwsbrief of het plaatsen van niet noodzakelijke cookies. Toestemming kun je op elk moment weer intrekken.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze diensten, beveiliging van onze systemen of het beschermen van onze rechten bij geschillen.

5. Aan wie delen wij jouw gegevens?

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden. Wij delen alleen gegevens met partijen die wij nodig hebben voor het uitvoeren van onze diensten en wettelijke verplichtingen. Dit kunnen zijn:

• Hostingproviders en datacenters die de servers en infrastructuur leveren waarop wij onze diensten draaien.
• Domeinregistrars voor het registreren en beheren van domeinnamen.
• Onze boekhouder en accountant voor de financiële administratie.
• Betaaldienstverleners voor het verwerken van betalingen.
• Softwareleveranciers voor tools die wij gebruiken (zoals projectmanagement, e-mail en cloudopslag).
• Onderaannemers en freelancers die wij inschakelen voor specifieke werkzaamheden, zoals complex grafisch ontwerp.
• Onze verzekeraar in geval van een claim of geschil.
• Bevoegde autoriteiten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform de eisen van de AVG. Wij selecteren deze partijen zorgvuldig op betrouwbaarheid en beveiliging.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij proberen jouw gegevens binnen de EER te verwerken. In sommige gevallen maken wij gebruik van softwarediensten van buiten de EER (bijvoorbeeld bepaalde Amerikaanse leveranciers). In dat geval zorgen wij ervoor dat de doorgifte plaatsvindt op basis van passende waarborgen, zoals de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie of een geldigheidsbesluit (zoals het EU-US Data Privacy Framework).

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Offertes die niet leiden tot een overeenkomst: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Klant en projectgegevens: tot 7 jaar na afloop van de overeenkomst, in verband met de wettelijke bewaarplicht voor administratieve gegevens.
• Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Hostinggegevens en logs: tot 12 maanden na beëindiging van de hostingovereenkomst, met uitzondering van gegevens die wij langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
• Communicatie via e-mail: maximaal 5 jaar, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor lopende zaken of geschillen.
• Marketinggegevens (nieuwsbrief): totdat je je uitschrijft.
• Sollicitaties: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar met jouw toestemming.

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Wij hanteren onder meer:

• Versleuteling van bedrijfslaptops via Apple FileVault.
• Beveiligingssoftware en automatische updates op al onze apparaten.
• Een wachtwoordbeleid met sterke wachtwoorden (minimaal 8 karakters, met hoofdletter, kleine letter, cijfer en bijzonder teken).
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens, alleen voor wie deze nodig heeft voor zijn of haar werk.
• Een cyberverzekering voor het opvangen van eventuele incidenten.
• Geheimhoudingsafspraken met onderaannemers en partners.

Mocht er onverhoopt toch een datalek plaatsvinden, dan melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het lek waarschijnlijk leidt tot een hoog risico voor jouw rechten en vrijheden, informeren wij jou ook persoonlijk.

9. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden geplaatst om de werking van de website te verbeteren. Wij gebruiken:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies: voor het meten van websitebezoek en het verbeteren van onze website. Wij configureren deze cookies privacyvriendelijk.
• Marketing en tracking cookies: alleen met jouw toestemming.

Je kunt cookies altijd weigeren of verwijderen via de instellingen van jouw browser.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je mag onder bepaalde voorwaarden vragen om jouw gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid").
• Recht op beperking: je mag vragen om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: je mag vragen om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens, bijvoorbeeld als wij ons baseren op gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: als wij gegevens verwerken op basis van toestemming, mag je deze altijd weer intrekken.

Je kunt een verzoek tot uitoefening van deze rechten bij ons indienen via info@studioorjo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op jouw verzoek. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om je te identificeren.

11. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. Wij gaan graag met je in gesprek om tot een oplossing te komen.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wetgeving wijzigt of als wij nieuwe diensten introduceren. De meest actuele versie vind je altijd op studioorjo.nl. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.